QMS: Der Aufbau unseres QMS- von der VA zum Handbuch

Ich möchte im Folgenden kurz den Aufbau des QMS in meiner Praxis beschreiben, denn bei allen Gemeinsamkeiten im Aufbau und Herangehen ist ein QMS auch etwas sehr unternehmensspezifisches. Häufig wird ein QMS in Form einer Pyramide dargestellt

Unser Qualitätsmanagementhandbuch ist unser Aushängeschild nach außen. Es beinhaltet neben aufbauorganisatorischen Informationen (z.B. Vorstellung der Praxis – Räume, Personal,) und ablauforganisatorischen Informationen (z.B. Umgang mit Reklamationen) auch die Qualitätspolitik und Qualitätsziele der Praxis. Die Gliederung des QM-Handbuchs kann sich z.B. an der Struktur der DIN EN ISO 9001-2000 oder an jedem anderen von Unternehmen angewendeten übergeordneten Regelwerk ,– besser aber an den betrieblichen Prozessen orientieren. Es spielt auch keine Rolle, ob man das Handbuch ablauforientiert in Flussdiagrammen oder in Form eines Textes veröffentlicht, es ist das individuelle Handbuch der eigenen Praxis – etwas ganz einzigartiges. Uns war und ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter und später auch unsere Patienten mit diesem Handbuch identifizieren können und praxisrelevante Informationen und Abläufe verständlich dargestellt werden. Noch ist unsere Handbuch nicht fertig, aber wir arbeiten daran.

QM-Verfahrensanweisungen sind dokumentierte Verfahren und umfassen Regelungen mit einem höheren Detailliertheitsgrad als im Handbuch. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele dokumentierte Verfahren sich etablieren – das hängt von der Größe und der Ausrichtung der Praxis ab. Man muss aber beachten, dass mit der DIN EN ISO 9001:2000 zwingend einige dokumentierte Verfahren gefordert werden. Für diese besteht Regelungsbedarf.
Wir haben für die Bereiche Managementprozesse, Unterstützungsprozesse, Medizinische Leistungen, Service, Warenwirtschaft und Rechnungswesen Verfahrensanweisungen erarbeitet und eingeführt.

Diese werden ergänzt durch Arbeitsanweisungen, Formblätter, Checklisten und andere QM-Dokumente.

Auch wenn das jetzt so einfach klingt – gerade die Erarbeitung/Festlegung von Abläufen, Checklisten und Formblättern ist eine zeit- und arbeitsintensive Angelegenheit. In unseren Qualitätszirkeln schritten wir Wege in der Praxis ab, diskutierten patienten- und arztfreundliche Abläufe und merkten schnell, dass eine „fertige“ VA drei weitere nach sich zog. Wir begriffen, dass VA`s und FBL nichts statisches sind, sondern dass ständige Veränderung und damit auch Verbesserung der rote Faden ist, der sich durch unser QMS zieht. Unzählige MaIe änderten wir Besprochenes, nachdem wir es einige Wochen erprobt hatten. Ich lernte, dass es nicht mehr allein um die richtige Heilbehandlung und den Weg dorthin geht. QMS heißt betriebswirtschaftliche Organisation der Praxis mit dem Ziel, Abläufe effizient zu organisieren und den Bedürfnissen der Patienten anzupassen. QMS heißt das eigene Handeln kritisch zu hinterfragen. „Das machen wir schon immer so!“ – sollte kein Grund sein, Bisheriges nicht in Frage zu stellen. QMS heißt aber auch, die eigene Bequemlichkeit zu besiegen, denn man kann sich sicher vorstellen, wie schwer es fällt, eigens Verhalten zu ändern. Oft dauert es Wochen, bis Abläufe wirklich funktionieren, auch wenn sie ausführlich besprochen wurden. QM ist ein Lernprozess für das gesamte Team geworden.

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